POLISI DIOGELU A GOFALU AM GASGLIADAU ARCHIFDY CEREDIGION
1. Cyflwyniad
1.1 Mae Diffiniad a Rôl Archifau wedi’u nodi fel hyn yn Archives for the 21st Century (yr Archifau Gwladol, 2009): Archives are the record of the everyday activities of governments, organisations, businesses and individuals. They are central to the record of our national and local stories and are vital in creating cultural heritage and supporting public policy objectives. Their preservation ensures that future generations will be able to learn from the experiences of the past to make decisions about the present and future.
1.2 Mae archifau yn darparu ffynonellau tystiolaeth hanfodol a gwerthfawr yn ymwneud â bywyd ddoe a heddiw. Mae tystiolaeth o’r fath yn unigryw oherwydd ei gallu i feithrin ac ysbrydoli ymdeimlad o le, amser a pherthyn. Mae archifau yn helpu i ddod â’r gorffennol yn fyw, yn ein helpu i ddeall sefyllfa’r byd heddiw ac yn cynorthwyo rôl dinasyddion heddiw. Maent yn darparu tystiolaeth awdurdodol o ddigwyddiadau’r gorffennol at ddibenion addysgol, academaidd, cymdeithasol, cyfreithiol, busnes, meddygol a dibenion eraill. Mae modd defnyddio archifau i ddatrys problemau ac amddiffyn hawliau, a meithrin balchder mewn hunaniaethau unigol a chymunedol.
1.3 Mae archifau yn cael eu creu fel dogfennaeth i ategu prosesau dynol o bob math. Gyda threigl amser, y cofnodion hyn yw’r unig beth sy’n goroesi sefydliadau ac unigolion yn aml, ac maent yn darparu tystiolaeth unigryw, waeth pa mor ddiffygiol, o ddigwyddiadau’r gorffennol a chenedlaethau blaenorol. Mae archifau a dogfennau ym mhob cyfrwng (gan gynnwys papur, memrwn, mapiau, cynlluniau, ffotograffau, ffilmiau ac electronig) yn darparu tystiolaeth unigryw o ddatblygiad hanesyddol lleoedd a bywydau bob dydd pobl.
1.4 Mae Archifdy Ceredigion (a’r corff blaenorol - Archifdy Dyfed, Swyddfa Gofnodion Ardal Sir Aberteifi) wedi gwarchod y cofnod archifol ers ei sefydlu ym 1974, gan ddiogelu asedau gwybodaeth hanfodol at ddefnydd heddiw ac yfory trwy reoli’r archifau yn unol â safonau proffesiynol. Rydym yn casglu, yn diogelu, yn cadw, yn rheoli, yn rhannu ac yn hyrwyddo etifeddiaeth archifol Ceredigion a Sir Aberteifi ar gyfer cenedlaethau heddiw ac yfory. Hefyd, rydym yn helpu i sicrhau bod sir fodern Ceredigion yn cyflawni ei blaenoriaethau, yn enwedig ym meysydd datblygu cynaliadwy, economi gref, gwella addysg a sgiliau a hyrwyddo byw’n iach ac yn annibynnol. Rydym yn gweithredu, trwy gyfrwng ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion, fel cof corfforaethol yr awdurdod a’r cyrff a’i rhagflaenodd.
1.5 Mae’r fframwaith statudol ar gyfer gwasanaeth yr archifau yn seiliedig ar y canlynol:
• Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962
• Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
• Mesur Cofrestri a Chofnodion Plwyfol 1978
• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967
1.6 Mae mynediad i gasgliadau yn cydymffurfio â’r canlynol:
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Data 1998
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2005
2. Datganiad Cenhadaeth
Drwy ein Gwasanaeth Archifau, diogelu deunydd tystiolaethol (boed yn hanesyddol neu’n gyfoes) sydd a wnelo â sir Ceredigion, ei reoli a’i wneud ar gael i bobl a chynorthwyo’r awdurdod lleol drwy ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion. Gwneud y wybodaeth sydd yn ein gofal ar gael i bawb sydd ei angen, yn unol â fframwaith cydymffurfiaeth cyfreithiol ac yn seiliedig ar ddealltwriaeth dda o anghenion ein defnyddwyr. Darparu hyfforddiant ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r awdurdod a meddu ar gyfrifoldebau swyddogaeth gynghori o ran ymatebion yr awdurdod i bob Cais Gwrthrych am Wybodaeth.
3. Diben y Polisi hwn
3.1 Diben y polisi hwn yw dangos sut y bydd Archifdy Ceredigion (“AC” o hyn ymlaen) yn cyflawni ei hamcanion o ran cadw, rheoli a diogelu ei chasgliad, gan ganolbwyntio ar y canlynol yn benodol:
3.1.1 Diogelu a chadw casgliadau’r archifdy trwy ddarparu mannau storio addas a gwasanaeth rheoli proffesiynol.
3.1.2 Darparu a hyrwyddo mynediad i’r casgliadau ar gyfer ymholiadau ar y safle ac ymholiadau o bell heb beryglu diogelwch y dogfennau o dan ein gofal.
3.2 Hefyd, mae’r polisi yn amlinellu dull strategol AC o guradu a diogelu ei chasgliadau er mwyn sicrhau y byddant ar gael i genedlaethau’r dyfodol. Mae’n darparu datganiad cynhwysfawr ar ddiogelu casgliadau’r archifdy ac yn cyfleu’r egwyddorion sy’n sylfaen i weithgareddau gwarchod a diogelu’r casgliad yn yr hirdymor.
3.3 Mae’r Polisi Diogelu a Gofalu am Gasgliadau yn darparu’r canlynol:
• fframwaith i lywio penderfyniadau rheoli yn ymwneud â datblygiadau’r dyfodol;
• ffynhonnell gwybodaeth i staff sy’n rhannu cyfrifoldeb cyffredin i ofalu am y casgliadau;
• datganiad o ymrwymiad i ddefnyddwyr ac adneuwyr yr archifdy;
• dogfen ategol i hwyluso ceisiadau am gyllid;
• meincnod i wella safonau a mesur perfformiad
3.4 Mae’r polisi yn seiliedig ar y Safonau Prydeinig perthnasol, sef, Cod Ymarfer PAS 197:2009 ar gyfer rheoli casgliadau diwylliannol, Manyleb PAS198:2012 ar gyfer rheoli amodau’r amgylchedd ar gyfer casgliadau diwylliannol, a’r Canllaw PD5454 ar storio ac arddangos deunydd archifol.
3.5 Mae Archifyddion y Sir a’r Uwch Archifyddion yn gyfrifol am ddatblygu’r Polisi Diogelu a Gofalu am Gasgliadau ac am sicrhau bod y polisi yn cael ei weithredu, ei fonitro a’i adolygu.
3.6 Mae Archifydd y Sir yn gyfrifol am ddiogelu a neilltuo cyllideb briodol ar gyfer cynnal a chadw’r casgliadau a sicrhau bod staff yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau yn ymwneud â gofalu am y casgliadau.
4. Egwyddorion Diogelu a Gofalu am Gasgliadau
4.1 Mae AC yn cadw deunydd archifol, waeth beth yw ei natur neu ei fformat, mewn llety diogel ac addas o dan amodau amgylcheddol priodol.
4.2 Rydym yn dilyn safonau ac arferion da cenedlaethol perthnasol, a chod moeseg broffesiynol ymhob agwedd ar ein gwaith diogelu a gofalu am gasgliadau.
4.3 Rydym yn mabwysiadu dull rheoli risg parhaus o ddiogelu a gofalu am gasgliadau, gan asesu adneuoedd newydd wrthdderbyn eitemau er mwyn blaenoriaethu eitemau sydd i’w diogelu.
4.4 Mae AC yn ceisio sefydlogi eitemau yn ei gofal trwy ddefnyddio mesurau ataliol i arafu neu atal dirywiad ar sail cyngor allanol.Nid yw AC yn cyflogi unrhyw weithiwr diogelu eitemau proffesiynol, felly ymgynghorir â gweithwyr diogelu allanol, lle bo hynny’n briodol, i dderbyn cyngor ar driniaethau adfer a chyngor ar gynllunio i ofalu am gasgliadau yn yr hirdymor.
4.5 Mae ACyn darparu mynediad i archifau, gan sicrhau eu bod yn cael eu diogelu a lleihau’r perygl sy’n deillio o drafod eitemau.
4.6 Mae ACyn aelod o Weithgor Cadwraeth Ddigidol Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru ac mae’n cyfrannu at ateb Cadwraeth Ddigidol Cymru Gyfan. Byddwn ni’n mabwysiadu Polisi Cadwraeth Ddigidol Cymru ar ôl i Gyngor Archifau a Chofnodion Cymru ei gymeradwyo, gan ddatblygu polisïau a strategaethau sefydliadol priodol.
4.7 Mae AC o’r farn bod pob aelod o staff yn gyfrifol am ofalu am gasgliadau.
5. Llety ar gyfer Casgliadau’r Archifdy
5.1 Mae AC yn ceisio bodloni gofynion Canllaw PD 5454ar storio ac arddangos deunyddiau archifol.
5.2 Lleolir casgliadau’r archifdy mewn Neuadd Tref o’r bedwaredd ganrif ar bymtheg a gafodd ei hailgynllunio a’i hadnewyddu yn 2011. Mae’r tair ystafell ddiogel yn darparu mannau storio archifau sy’n cydymffurfio â safonau PD5454.Mae tua 313 metr ciwbig o le ar gyfer casgliadau ar silffoedd symudol a statig.
5.3 Caiff y casgliadau eu storio, yn unol â’u natur a’u cyflwr ffisegol, ar silffoedd dur symudol a statig ac mewn cistiau ar gyfer mapiau.
5.4 Mae Gwasanaeth Rheoli Cyfleusterau Cyngor Sir Ceredigion yn arolygu ac yn cynnal a chadw’r adeiladau, gan sicrhau bod contractwr cymeradwy yn mynd ati’n rheolaidd i brofi a gwasanaethu’r systemau canfod tanau, atal tanau, tymheredd a lleithiad, a larwm.
5.5 Mae pob ystafell ddiogel yn cynnwys synhwyrydd mwg a system atal tanau nwy Argon awtomatig.
5.6 Mae’r larymau tân a thresmaswyr yn cael eu monitro 24 awr y dydd (neu pan fydd y system yn weithredol) gan Custodian Monitoring,a bydd Gwasanaeth Tân Canolbarth Cymru yn mynychu pob achos y tu allan i oriau sy’n deillio o larwm tân.
6. Diogelwch Casgliadau’r Archifdy
6.1 Mae diogelwch allanol yn cael ei ddarparu gan system wyliadwriaeth teledu cylch cyfyng sydd â chamerâu allanol a mewnol sy’n dilyn symudiadau. Mae Custodian Monitoring yn monitro’r larwm tresmaswyr 24 awr y dydd (neu os caiff y system ei hactifadu).
6.2 Mae cloeon priodol yn cael eu gosod ym mhob drws.Mae mynediad i’r ystafelloedd diogel wedi’i gyfyngu i staff perthnasol, a rheolir hyn gan ddyfais electronig SALTO.
6.3 Mae AC yn aelod o Rwydwaith Ymchwil Archifdy’r Sir. Mae’n rhaid i bawb sy’n ymweld â’r safle lofnodi cyn defnyddio’r ystafell ymchwil archifau.
6.4 Dim ond yn yr ystafell ymchwil sy’n cael ei goruchwylio gan staff y mae modd edrych ar ddeunydd yr archifdy.
6.5 Mae cypyrddau clo ar gael i ymwelwyr gadw eu heiddo personol.
6.6 Mae ymchwilwyr yn cael gofyn am nifer cyfyngedig o eitemau ar y tro yn unig er mwyn lleihau’r perygl o golli eitemau.
7. Rheoli a Monitro’r Amgylchedd
7.1 Gosodwyd systemau aerdymheruDENCO yn yr ystafelloedd diogel yn 2011 yn ystod gwaith ailfodelu’r adeilad. Mae contractwyr â’r cymwysterau priodol yn monitro, yn gwasanaethu ac yn cynnal a chadw’r system, gan ei hatgyweirio hefyd pan fydd angen.
7.2 Mae AC yn cymryd y camau gofynnol trwy ddefnyddio arferion monitro a rheoli priodol er mwyn sicrhau nad yw’r casgliadau yn agored i amodau amgylcheddol anaddas.Mae tymheredd a lleithder yn cael eu monitro yn y tair ystafell ddiogel ddwywaith y dydd.Mae’r broses hon yn cael ei chwblhau â llaw. Mae system aerdymheru DENCO yn cynnal y tymheredd a’r lleithder a ddewiswyd ac yn arddangos y tymheredd a’r lleithder yn gyson.Hefyd, nodir darlleniadau thermomedrau/hygromedrau digidol sy’n cael eu lleoli mewn ardaloedd gwahanol o’r ystafelloedd diogel.Bwriedir defnyddio data ‘Tagiau Bach’ ychwanegol i gofnodi tymheredd a lleithder.
7.3 Mae AC yn cydnabod pwysigrwydd amgylchedd diogel a glân yn y mannau storio ynghyd â phwysigrwydd gwaith cynnal a chadw da wrth ofalu am gasgliadau. Mae pob ystafell ddiogel yn cael ei harchwilio’n rheolaidd rhag unrhyw fath o lwydni neu bla arall.
8. Pecynnu a Storio Casgliadau’r Archifdy
8.1 Mae AC yn defnyddio cynhyrchion cadwraeth o ansawdd o ffynonellau sy’n cael eu hargymell: papur a byrddau o ansawdd uchel heb asid,gorchuddion polyester, tâp heb ei gannu a chlipiau papurpres sy’n bodloni’r manylebau technegol sy’n cael eu hargymell ar gyfer defnydd archifol.
8.2 Mae cyflwr ffisegol pob derbyniad newydd yn cael ei archwilio mewn ardal ddynodedig, ac rydym yn darparu triniaeth ataliol briodol, gan gynnwys glanhau. Mae deunydd archifol halogedig, sydd â’r potensial i ddifrodi neu halogi casgliadau eraill, yn cael ei gadw ar wahân nes bod modd ei drin yn briodol.Gall dogfennau sydd wedi’u heffeithio gan bla o bryfed gael eu rhewi.
8.3 Mae rhaglen barhaus yn mynd rhagddi i gadw derbyniadau cynharach na chawsant eu paratoi yn unol â’r safonau presennol mewn bocsys newydd, eu glanhau a’u hail becynnu.
9. Cadwraeth Adferol
9.1 Nid yw AC yn cyflogi unigolyn mewnol sy’n cadw eitemau, ac mae unrhyw waith cadwraeth yn cael ei gyflawni gan unigolion allanol â chymwysterau proffesiynol.
9.2 Mae Archifydd y Sir a’r Uwch Archifydd yn blaenoriaethu triniaeth gadwraeth ar sail gofynion defnyddwyr, cyd-destun yr eitem yn y casgliad, neu ei gyflwr ffisegol.
9.3 Mae AC yn cofnodi’r holl waith cadwraeth ar ei chronfa ddata Derbyniadau, sydd hefyd yn cynnwys yr holl fetadata sylfaenol yn ymwneud â’n casgliadau.
10. Mynediad a Thrafod
10.1 Mae AC yn sicrhau bod archifau sydd wedi’u catalogio ar gael i ddefnyddwyr o bob math o dan amodau sy’n cael eu rheoli a’u goruchwylio yn briodol, ac yn unol â Rheolau’r Ystafell Ymchwil a’r Canllaw ar Drafod Dogfennau.Gall ymchwilwyr ddefnyddio deunydd sydd wedi’i dderbyn ond nad yw wedi ei gatalogio o dan oruchwyliaeth arbennig.Mae’n bosibl y bydd archifau sydd mewn perygl yn eu ffurf bresennol ar gael o dan oruchwyliaeth arbennig yn ôl disgresiwn Archifydd y Sir neu’r Uwch Archifydd, neu efallai y bydd copi benthyg yn cael ei gynnig.
10.2 Mae mynediad i archifau yn amodol ar ofynion cau statudol, dymuniadau rhesymol yr adneuydd a chyflwr ffisegol yr eitem.
10.3 Mae AC yn cefnogi’r defnydd o gopïau benthyg, ac mae’n sicrhau eu bod ar gael os yw cyflwr y deunydd gwreiddiol yn ansefydlog, neu pe bai’r defnydd presennol neu arfaethedig ohono yn fygythiad i’w oroesiad.Mae ymchwilwyr yn cael eu hannog i ddefnyddio copïau benthyg er mwyn osgoi trafod yr eitem wreiddiol a’i difrodi ymhellach.
10.4 Mae staff a gwirfoddolwyr yn cael eu hyfforddi i drafod archifau a hyrwyddo arferion gorau yn yr ystafell ymchwil.Rydym yn darparu offer cynorthwyo priodol ar gyfer ymchwilwyr (fel cynalyddion, gorchuddion diogelu polyester, aphwysynnau) er mwyn gwarchod deunydd archifol, ynghyd â chanllawiau ar sut i’w defnyddio.
10.5 Mae llungopïau a chopïau digidol o ddogfennau yn darparu mynediad o bell ac maent yn cael eu cynnig yn unol â rheolau a rheoliadau copïo a hawlfraint.
11. Cynllunio ar gyfer Trychineb
11.1 Mae gan ACGynllun ar gyfer Trychineb. Mae’r cynllun yn lleihau’r perygl i adeiladau, casgliadau archif a staff yn ystod trychineb, ac mae’n awgrymu’r ymatebion mwyaf priodol i adennill deunydd archifol a darparu ar gyfer parhad busnes mewn argyfwng.Mae’r cynllun yn darparu ar gyfer hyfforddi a phrofi staff.
11.2 Mae ACyn tanysgrifio i Wasanaeth Defnyddwyr Blaenoriaeth Adfer Dogfennau Harwell, sy’n darparu gwasanaethau adennill ac achub brys yn dilyn trychineb.
12. Cyfathrebu a Hyfforddiant
12.1 Rydym yn darparu cyngor ac arweiniad ar arferion gorau a phwysigrwydd gofalu am gasgliadau i wasanaethau eraill Cyngor Sir Ceredigion, sefydliadau allanol, grwpiau cymunedol, perchnogion archifau preifat a’r cyhoedd.
12.2 Rydym yn cyfleu dealltwriaeth o natur a gwerth archifau a phwysigrwydd gofalu am gasgliadau a chadwraeth briodol trwy ein gweithgareddau allgymorth a’n taflenni gwybodaeth.
12.3 Rydym yn sicrhau bod staff a gwirfoddolwyr o bob math yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau ac yn cael eu hyfforddi i ofalu am gasgliadau’r archifdy yn briodol. Hysbysir yr holl staff yn rheolaidd am arferion gwaith diogel.
12.4 Mae gan ACgysylltiadau proffesiynol gweithredol â chymunedau a sefydliadau archifol a chadwraeth yn y DU, gan gynnwys Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru a’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion.
13. Adolygu’r Polisi
Adolygir y polisi hwn o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Ysgrifennwyd y polisi hwn ym mis Hydref 2017 a bydd yn cael ei adolygu ym mis Hydref 2022, neu cyn hynny os oes angen.
Datblygwyd y wefan gan Technoleg Taliesin